Für Betriebsveranstaltungen gilt derzeit ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer pro Veranstaltung. Maßgeblich ist die Anzahl der Anwesenden, nicht der Eingeladenen. Übersteigt der Betrag diese Grenze, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig; bei einem Betrag von 120 Euro sind das 10 Euro. Eine Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent des überschreitenden Betrags ist möglich. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr.

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen umfassen alle Aufwendungen inklusive Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie direkt einem Mitarbeitenden zugeordnet werden können oder allgemeinen Veranstaltungskosten dienen. Zu den Zuwendungen zählen unter anderem:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
• Fahrt- und Übernachtungskosten, sofern sie nicht als Reisekosten gelten, die steuerfrei erstattet werden können
• Kosten für Musik, künstlerische Darbietungen und Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, sofern diese nicht den Hauptinhalt der Veranstaltung ausmachen
• Geschenke und Verlosungsgewinne, unabhängig von deren Wert, wenn sie typischer Bestandteil der Veranstaltung sind
• Zuwendungen an Begleitpersonen, die in die Freibetragsberechnung des jeweiligen Mitarbeitenden einfließen
• Barzuwendungen, wenn deren zweckentsprechende Verwendung gesichert ist
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie z. B. Raummieten, Beleuchtung oder Eventmanagement

Beispiel: Betragen die Kosten einer Veranstaltung 10.000 Euro und nehmen 75 Mitarbeitende teil, von denen 25 eine Begleitperson mitbringen, sind die Aufwendungen auf 100 Personen zu verteilen. Damit entfällt ein geldwerter Vorteil von 100 Euro pro Person, der bei 50 Mitarbeitenden den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreitet. Für 25 Mitarbeitende mit Begleitperson liegt der Vorteil bei 200 Euro, wovon nach Abzug des Freibetrags 90 Euro steuerpflichtig sind.

Eine geplante Erhöhung des Freibetrags auf 150 Euro im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde nicht umgesetzt.

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