Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine weitreichende Neuregelung für Unternehmen in Deutschland: Im B2B-Bereich (Business-to-Business) wird die E-Rechnung zur Pflicht. Das bedeutet: Unternehmer müssen Rechnungen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausstellen und empfangen können. Herkömmliche PDF-Dateien oder Papierrechnungen gelten dann nicht mehr als gesetzeskonform – außer in wenigen Ausnahmefällen.

Ziel der Neuregelung ist die vollständige Digitalisierung des Rechnungswesens, um Bürokratie zu reduzieren und die Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung zu verbessern. Die E-Rechnung muss dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen oder ein Format verwenden, das interoperabel dazu ist. Die gesetzlichen Anforderungen finden sich in § 14 UStG.

Übergangsregelungen gewähren kleinen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € und für bestimmte Sonderfälle (z. B. bei EDI-Verfahren) Aufschub bis 2027. Dennoch empfiehlt es sich, rechtzeitig auf E-Rechnung umzustellen, um technische und organisatorische Hürden frühzeitig zu meistern.

Wer ab 2025 keine E-Rechnung empfangen kann, riskiert finanzielle Nachteile: Ohne ordnungsgemäße Rechnung entfällt der Vorsteuerabzug. Schon bei einer fehlerhaften Kleinbetragsrechnung kann bares Geld verloren gehen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann, und ihre Prozesse anpassen.

Gerne unterstützt Sie Steuerberater Ullrich Kuschel bei der Umstellung auf die E-Rechnung – von der technischen Einführung bis zur Prüfung der umsatzsteuerlichen Anforderungen. Nutzen Sie unsere Expertise, um rechtlich und organisatorisch optimal vorbereitet in die digitale Rechnungszukunft zu starten.