Gute Nachrichten für Unternehmen: Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen in Kraft. Sowohl handels- als auch steuerrechtlich werden die Fristen verkürzt, was eine deutliche Entlastung für Betriebe bedeutet. Doch was genau ändert sich, und was müssen Unternehmen beachten?

Neue Aufbewahrungsfristen ab 2025

Bisher galt für Buchungsbelege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Ab 2025 wird diese Frist auf acht Jahre reduziert. Die Änderungen betreffen unter anderem:

  • Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • Kontoauszüge
  • Buchungsbelege
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist gilt sowohl für das Handelsgesetzbuch (HGB) als auch für die Abgabenordnung (AO) und erleichtert Unternehmen die Verwaltung ihrer Archivbestände.

Welche Vorteile bringt die neue Regelung?

Die Reduzierung der Aufbewahrungspflichten bringt insbesondere zwei große Vorteile mit sich:

  1. Platzersparnis und geringere Archivierungskosten
    Unternehmen können zwei Jahrgänge an Belegen früher vernichten und dadurch Platz in ihren Archiven oder digitalen Speichern schaffen.
  2. Administrative Entlastung
    Die verkürzte Frist reduziert den Aufwand für die Archivierung und das Dokumentenmanagement.

Wichtige Hinweise zur Umsetzung

  • Die Regelung gilt für Belege ab dem Jahr 2017, die nun ab 2025 entsorgt werden können.
  • Unternehmen sollten vor der Vernichtung sicherstellen, dass keine laufenden Betriebsprüfungen oder andere rechtliche Gründe die Aufbewahrung erfordern.
  • Elektronisch archivierte Dokumente unterliegen ebenfalls der neuen Frist, jedoch müssen sie weiterhin revisionssicher gespeichert werden.

Fazit: Erleichterung für Unternehmen, aber Sorgfalt bleibt erforderlich

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen ab 2025 ist eine willkommene Maßnahme zur Entlastung von Unternehmen. Dennoch ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich, bevor Dokumente endgültig vernichtet werden. Unsere Steuerkanzlei steht Ihnen gerne beratend zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltungsunterlagen gesetzeskonform aufbewahrt und entsorgt werden.

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