Im Grunde kann jedes Unternehmen im Laufe seiner Existenz mit einer Betriebsprüfung rechnen. Dies ist zwar ärgerlich, aber auch in den meisten Fällen kein Ereignis bei dem man sich große Sorgen machen müsste – wenn denn die Buchhaltung gut geführt wurde.

Wann eine solche Prüfung durchgeführt wird, bzw. von was diese ausgelöst wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Ein Unternehmen, dass als Großbetrieb eingestuft wurde, kann sich auf regelmäßige Außenprüfungen einstellen.
• Unstimmigkeiten beim Umsatz, hohe Nachzahlungen von einer vorherigen Prüfung oder häufig nicht eingehaltene Fristen sind Auffälligkeiten, mit denen man eine solche Überprüfung gerade zu provoziert.
• Manchmal ist es aber auch einfach Zufall, dass eine Betriebsprüfung angekündigt wird. Zweck ist, dass Unternehmen damit rechnen soll, überprüft zu werden und die Buchhaltung ordentlich hält.

Was genau muss beachtet werden?

Zunächst einmal werden Sie ja vom Finanzamt vorgewarnt. Es kommt nicht einfach von einem Tag auf den anderen zu einer Prüfung. Sie bekommen immer eine Vorlaufzeit – bei größeren Unternehmen mindestens vier Wochen, bei kleineren Unternehmen sind dies eher 2 Wochen.

Sie sollten sich auch darauf einstellen, dass Sie ihre Daten lieber ein wenig länger aufbewahren sollten, da ansonsten hier Sanktionen ausgesprochen werden. Vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres gelten die Steueransprüche im Allgemeinen.

Die Betriebsprüfung findet normalerweise im eignen Unternehmen statt. Sie sollten daher auch dafür sorgen, dass dem Prüfer ein entsprechender Arbeitsplatz und die notwendigen Zugänge erteilt werden. Es sollte auch immer eine Kontaktperson ernannt werden, welche entsprechende Auskünfte geben darf.
Gibt es keinen Platz, gibt es zwar Ausweichmöglichkeiten, diese sind aber immer mit Nachteilen verbunden.

Ist die Prüfung abgeschlossen, gibt es noch eine Schlussbesprechung. Bei dieser muss der Prüfer Ihnen seine Einschätzungen und die etwaigen Nachzahlungen präsentieren. Diese sind zu Zeitpunkt der Besprechung noch nicht in Stein gemeißelt und oft kann man sich auf einen Kompromiss einigen.